Dopo che l’obbligo di fatturazione elettronica è stato esteso a tutti i titolari di partita IVA, compresi i forfettari, l’utilizzo di programmi per la gestione amministrativa è diventato imprescindibile. La prima nota è una funzionalità fondamentale di questi software, in quanto offre un quadro preciso delle entrate e delle uscite generate non solo dalle fatture, ma anche da spese vive, rimborsi o prelievi.
Se sei interessato a prima nota, scopri il programma di Fatture in Cloud, un software pensato per professionisti di ogni settore. Grazie alle varie features, la gestione amministrativa dell’attività, dall’emissione di fatture alla calendarizzazione dei pagamenti, sarà notevolmente semplificato.
Che cos’è la Prima nota digitale
La prima nota è di fatto un archivio digitale, cronologicamente ordinato, dove vengono annotate tutte le operazioni che comportano un movimento di denaro, anche se non accompagnate da una fattura. Qualche esempio? Grazie a prima nota sarà possibile avere sempre sott’occhio incassi, pagamenti, prelievi, versamenti in banca, rimborsi e qualsiasi altra transazione che coinvolga la cassa o il conto corrente.
Nei software di fatturazione online, la prima nota è generalmente una sezione specifica. L’utente può inserire manualmente ogni operazione indicandone la data, l’importo, la causale e il metodo di pagamento utilizzato. Inoltre, alcuni software possono di registrare in automatico i movimenti finanziari generati dall’incasso e dal pagamento delle fatture, snellendo ulteriormente il flusso di lavoro.
Come si utilizza nei software di fatturazione
I software per la fatturazione digitale si distinguono per un’interfaccia utente molto intuitiva, progettata per andare incontro anche a utenti poco avvezzi all’uso della tecnologia. Utilizzare la funzione prima nota è dunque molto semplice. Dopo aver effettuato il login nel programma, sarà sufficiente recarsi nella voce specifica (generalmente “Prima nota” o “Movimenti di cassa”). Una volta nella sezione, si potrà procedere a inserire i dati, compilando un modulo con le informazioni essenziali, che comprendono:
- Data dell’operazione
- Descrizione del movimento (ad es. Pagamento Bolletta Luce/Canone affitto mensile)
- Importo totale
- Tipologia di movimento (entrata o uscita)
Appena completata l’operazione, il movimento viene registrato e memorizzato nel sistema, dove potrà essere consultato oppure modificato in caso di errori. Per facilitare la consultazione, i software consentono di filtrare i movimenti per categoria ed esportare la prima notain Excel.
Quali sono i vantaggi della prima nota digitale?
Come è facile intuire, la prima nota digitale è una funzionalità molto vantaggiosa per tutti i professionisti, che integra la fatturazione digitale anche dei piccoli professionisti che operano in regime forfettario.
Con prima nota è infatti più semplice monitorare la liquidità della propria attività in tempo reale, tracciando anche le operazioni non documentate da fatture elettroniche. La prima nota facilita inoltre la comunicazione con il commercialista, dato che consente di esportare dati ordinati e completi. Quest’ultimo aspetto è particolarmente utile anche in caso di eventuali controlli fiscali, dato che sarà più facile rendere conto di tutti i dati finanziari precedentemente archiviati.
